Das perfekte Kreations-Briefing – Von der Planung bis zum Beitrag

Täglich begleiten wir die unterschiedlichsten Projekte von der redaktionellen Planung bis hin zum kreativen Posting, zum Blogbeitrag, zur Videoreihe oder zu einem Mitarbeitermagazin. Egal, ob es sich um einen Food-Kunden oder ein Dax-Unternehmen handelt, eines ist dabei ganz entscheidend: Abstimmung und gute Planung. Der Redaktionsplan ist angefertigt, der neue Monat steht vor der Tür, die Arbeit kann beginnen. Aber Halt - ist jede*r Mitarbeiter*in informiert und weiß was zu tun ist? Sind die Verantwortlichkeiten geklärt? An dieser Stelle kommt ein Briefing zum Einsatz. Doch was ist eigentlich ein Briefing und wann ist ein Briefing ein gutes Briefing?

Was ist ein Briefing?

Ein Briefing ist die Kurzeinweisung oder auch Lagebesprechung vor einem wichtigen Projekt oder dem Beginn einer Arbeit. Es kann mündlich oder auch schriftlich erfolgen – im Idealfall beides. Grundlegend ist dabei, dass alle wichtigen Informationen so kurz und gebündelt wie möglich enthalten sind. Das Briefing muss klar und deutlich übermitteln, wie der Redaktionsplan visuell umgesetzt werden soll, sodass Unstimmigkeiten und Mehraufwand verhindert werden. Das Briefing ist also eine wichtige kommunikative Brücke zwischen Planung und Umsetzung und sollte daher unbedingt gründlich angegangen werden. Doch wie sieht das perfekte Briefing aus und was solltet ihr unbedingt beachten?

Schriftlich oder Mündlich?

Wann muss welcher Beitrag fertig sein, auf welcher Plattform soll er veröffentlicht und mit welchem Bild bzw. Video soll gepostet werden? All diese Fragen müssen beantwortet werden. Doch zunächst klären wir, wie das Briefing vermittelt werden soll. Die Devise: Doppelt hält besser. Und nicht nur das – bei einem schriftlichen Briefing geht zudem nichts verloren und jede*r kann immer wieder nachlesen und überprüfen, ob niemand etwas vergessen hat. Daher ist unser Tipp: unbedingt ein schriftliches Briefing erstellen, dies aber mündlich miteinander besprechen. Damit könnt ihr Missverständnisse direkt aus dem Weg schaffen. Das Briefing soll in erster Linie eine Leiter sein, an der sich die Mitarbeiter*innen entlanghangeln können und zugleich über Geplantes informiert werden. Hier sticht ein Aspekt ganz deutlich hervor: Erinnerung. Durch das Festhalten einzelner Posting kommt es selten dazu, dass etwas vergessen wird. Fakt ist also: Das Nachhalten von Aufgaben und ihren Deadlines ist grundlegend und hilft der Organisation des gesamten Teams.

Was gehört in ein gutes Briefing?

Kreations-Briefing_Wake up Communications

Eine Tabelle oder ein externes Toll helfen euch, alle Informationen geordnet und gut sortiert unterzubringen.

Den Redaktionsplan erstellen wir für den ganzen Monat im Voraus, sofern dies möglich ist. Dementsprechend wird auch das Briefing für den gesamten Monat angefertigt. Um alle Informationen geordnet und gut sortiert unterbringen zu können, empfiehlt sich eine Tabelle, die für alle zugänglich ist oder aber auch ein Tool mit Kalenderfunktion wie beispielsweise Trello. Dabei sollten folgende Punkte unbedingt abgedeckt werden:

[dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Wann ist die Deadline?[/dt_list_item][/dt_list]Es sollte sofort ersichtlich sein, wann der Beitrag fertig sein muss. Nach Daten sortiert, empfiehlt sich dieser Punkt immer als roter Faden des Briefings. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Wann ist das Posting-Datum?[/dt_list_item][/dt_list]Man mag meinen, dass sich die Deadline und das Posting-Datum doppeln, das trifft aber in den meisten Fällen nicht zu. Es ist ratsam, immer einen Puffer für Verzögerungen und Kundenabsprachen einzubauen. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Das Thema des Postings[/dt_list_item][/dt_list]Die Leitlinie des Beitrags, der Schriftliches und Visuelles verknüpft. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Die Beschreibung[/dt_list_item][/dt_list]Eine kurze, aber am besten detaillierte Beschreibung dessen, was sich der*die Projektmanager*in vorstellt. Sie sollte nicht ausschweifend und auf dem Punkt sein. Dennoch muss verständlich werden, ob der Post zur Diskussion anregen, eher emotional wirken oder zum Kauf animieren soll. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Für welche Plattform & welches Format?[/dt_list_item][/dt_list]Die Frage für welche Plattform eigentlich gepostet wird, bestimmt das Format, in welchem der Post online geht. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Beispiele und Inspirationen[/dt_list_item][/dt_list]Gibt es ein Beispiel? Was ist die Inspiration für den jeweiligen Beitrag? Beispiele helfen bei der Verdeutlichung der eigenen Idee und damit der Kommunikation. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Ablageordner / -ort[/dt_list_item][/dt_list]Wo wird das fertige Material beziehungsweise die Dateien abgelegt? [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Status[/dt_list_item][/dt_list]Wie ist der aktuelle Status? Muss noch etwas geklärt werden oder ist das Posting vielleicht schon fertig? Wir empfehlen: Neben einer kurzen Erläuterung solltet ihr auch Farben zur Visualisierung verwenden. Ist das Posting schon fertig, wird die Zeile beispielsweise grün hinterlegt. Legt euch eine Farb-Agenda an, um für mehr Visualisierung und Übersicht zu sorgen. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Wer ist verantwortlich?[/dt_list_item][/dt_list]Ebenso wichtig ist die Zuständigkeit der jeweiligen Aufgabe. Ein*e direkte*r Ansprechpartner*in spart Zeit in der Kommunikation. [dt_list style="1" bullet_position="middle" dividers="true"][dt_list_item image="arrow"]Kommunikation gut – Alles gut[/dt_list_item][/dt_list]Einmal erstellt, lässt sich ein Briefing auf viele Projekte und Arbeiten anwenden. Dabei solltet ihr euch immer überlegen, welche Punkte wichtig sind und welche ihr an ein Projekt anpassen müsst. Schließlich bringen neue Projekte auch gerne neue Gegebenheiten mit sich. Insgesamt ist das Briefing also nicht nur eine schlichte Tabelle, sondern hilft der Kommunikation und damit der Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen. Und was ist schöner als eine gut funktionierende Zusammenarbeit? Sollte der Haussegen aber doch mal schief hängen, haben wir hier noch einen schönen Blogartikel für euch.

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Was ist ein Briefing?

Schriftlich oder Mündlich?

Was gehört in ein gutes Briefing?

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