Letztes Wochenende durften wir Teil eines ganz besonderen Events sein: der Ausstellungseröffnung von „The World of Banksy“. Hier geben unsere Praktikantin Katrin und unsere Projektmanagerin Julia Einblicke in ihre Arbeit an diesem Teil unseres Projekts. Zuerst kommt Katrin zu Wort, später ergänzt Julia.
Ehrlich gesagt – ich hätte nicht geahnt, wie viel Arbeit hinter einem Event mit „nur“ 70 Gästen – darunter Pressevertreter:innen und Influencer – steckt. Vom ersten Konzept bis zur letzten Presseanfrage war der Weg voller To-dos, spannender Einblicke und neuer Erfahrungen.
Ein Blick zurück – und nach vorn. Denn eins ist sicher: Diesen Tag werde ich nicht so schnell vergessen.
Ein Pressday ist keine klassische Eröffnung, sondern ein exklusiver Auftakt: Noch vor dem offiziellen Start der Ausstellung werden Journalist:innen, Reporter:innen und ausgewählte Medienvertreter:innen eingeladen, sich in aller Ruhe einen ersten Eindruck zu verschaffen. Oft gibt es geführte Rundgänge, kurze Ansprachen und – klar – Snacks, Getränke und exklusive Gesprächsmöglichkeiten mit den Verantwortlichen.
All das fühlt sich sehr besonders und exklusiv an. Unsere Aufgabe dabei? Das Ausstellungsteam bei der Planung, Organisation und Durchführung zu unterstützen – vor allem im Bereich Pressearbeit und Gästebetreuung.
Zugegeben: Ich war zum ersten Mal Teil eines solchen Presse-Events. Dementsprechend vage war anfangs meine Vorstellung davon, was genau auf mich zukommt. Doch mit der Erfahrung und Unterstützung meiner Kolleg:innen und einem klaren Ziel vor Augen war schnell klar: Das wird groß.
Die Vorbereitungsphase startete Wochen vor dem eigentlichen Event – mit jeder Menge Abstimmung, E-Mails, Briefings, Checklisten und Planungsrunden. Neben klassischer Projektkoordination ging es vor allem um presse-relevante Inhalte: Welche Infos brauchen Journalist:innen? Was gehört in die Pressemappe? Wie muss die Einladung formuliert sein? Wer steht für Rückfragen bereit?
In recht kurzer Zeit so viel auf die Beine zu stellen und zu koordinieren, war eine Herausforderung, die wir im Team gemeistert haben. Auf dem Event-Tag an sich liegt zwar von Anfang an der Fokus und es ist auch der Zeitpunkt, an dem viel passiert und viel funktionieren muss, allerdings ist die Zeit direkt davor und direkt danach viel arbeitsintensiver. Konzepte müssen erstellt, Einladung und Pressemitteilung formuliert, Informationen überprüft, Verteiler und Gästelisten erstellt, die Räumlichkeiten begangen und geprüft, das Catering und die Verantwortlichen bzw. Gastgeber gebrieft werden. An jedes Detail muss gedacht werden.
Kurz gesagt: Es war ein Rundumschlag von A wie Akkreditierung bis Z wie Zeitplan.
Dann war es so weit: Pressday! Die letzten Briefings saßen, die Räume waren vorbereitet, das Catering angerichtet. Und plötzlich stand ich da – als Ansprechpartnerin für Journalist:innen, die ich bislang nur aus TV und Print kannte. Sehr aufregend!
Nach und nach trafen alle Medienvertreter:innen ein, wurden mit Namensschild ausgestattet, in die Ausstellung begleitet. Als alle versammelt waren, begrüßte das Ausstellungsteam die geladenen Gäste, es folgte ein Rundgang durch die 170 Werke von Banksy und die Medien durften ihre Fragen stellen und O-Töne einfangen. Anschließend gab es Häppchen, Drinks und die Gelegenheit, die immersive Ausstellung auf eigene Faust zu erkunden und Content einzufangen.
Während der Veranstaltung war ich für die Content-Erstellung zuständig: Ich habe Fotos und Videos aufgenommen und dabei die Stimmungen festgehalten – für unsere Kanäle und natürlich für unseren Kunden und am Ende die Medienvertreter:innen verabschiedet und ihnen zum Dank einen Goody-Bag mitgegeben.
Hier übernimmt unsere Projektmanagerin Julia, die Hauptverantwortliche für Pressearbeit in diesem Projekt. Weil solche Events nicht alle Tage passieren, war es ihr eine ganz besondere Freude, hierbei mitzuarbeiten.
Ich fand es sehr spannend, den gesamten Prozess zu begleiten – von der Gestaltung der Ausstellung über die Planung bis hin zur Durchführung und Nachbereitung des Events. Sonst habe ich die Journalist:innen beim Nachfass meist nur am anderen Ende der Leitung und sie so in Aktion zu erleben, war faszinierend. Wie gehen sie an die Berichterstattung heran, welche Fragen stellen sie, was interessiert sie, wie kann ich sie unterstützen – und wie gestaltet sich dann der Artikel im Nachgang? Kaum war der letzte Gast gegangen, ging es direkt weiter: Versand der Pressemitteilung einplanen, Clippings zusammentragen, und nachfassen.
Besonders spannend: Der Moment, in dem die ersten Artikel erscheinen. Endlich sieht man, wie Journalist:innen das Event wahrgenommen haben, wie sie Themen aufgreifen, Zitate einbauen, Schwerpunkte setzen. Und das alles auf Basis unserer vorbereiteten Inhalte und Gespräche.
Rückblickend war der Pressday rund um „The World of Banksy“ eine intensive, aber unglaublich wertvolle Erfahrung. Katrin und Julia durften nicht nur den gesamten Ablauf eines solchen Events begleiten – von der Konzeption über die operative Umsetzung bis zur redaktionellen Nachbereitung – sondern auch einen echten Perspektivwechsel erleben.
Die Begegnung mit der Presse, das Zusammenspiel von Planung und Spontanität, die vielen kleinen Stellschrauben, an denen gedreht werden muss: All das hat uns gezeigt, wie viel es braucht, damit ein Event nicht nur reibungslos läuft, sondern nachhaltig Eindruck hinterlässt.
Wir freuen uns schon jetzt auf das nächste Event – und darauf, wieder hinter den Kulissen mitwirken zu dürfen.
