Krisentraining mit Künstlicher Intelligenz: Gewappnet für den Ernstfall

Ein neuer Termin erscheint im Wake up-Team-Kalender: „KI-Workshop (K)“. Der nächste Workshop rund um Künstliche Intelligenz steht wohl an! Zeit also, neue Möglichkeiten und Grenzen der KI-Nutzung für Projektmanagement, Redaktion und Kreation zu erschließen. Oder? Doch wofür steht dann das ominöse „K“ hinter „KI-Workshop“? Es stellt sich heraus: Das „K“ steht für „Krise“. Denn unser Workshop ist kein klassisches KI-Training, sondern ein Krisentraining mit KI-Einsatz!

Eine Team-Challenge der besonderen Art

Wie bereits in unserem Blog beschrieben, liegt uns als Kommunikationsagentur viel daran, unsere Expertise im Bereich der KI in regelmäßigen Workshops zu vertiefen. Doch dieser Workshop hatte es in sich: Auf uns wartete eine fiktive Krise, die es zu bewältigen galt. Denn Krisenkommunikation gehört zu den zentralen Aufgaben in unserem Beruf – und der Ernstfall will geübt sein.

Das Szenario war klar: Ein fiktiver Kunde aus der Lebensmittelbranche hat ein gesundheitsschädlich kontaminiertes Produkt auf den Markt gebracht. Unsere Aufgabe war es, Informationen zu bündeln, Medien- und Kundenanfragen zu bearbeiten und gleichzeitig die Lage zu entschärfen. Konkret bedeutete das:

• Entwicklung von Kommunikationsstrategien,
• Veröffentlichung von Pressestatements,
• Eindämmung von Shitstorms und Fake News,
• Betreuung besorgter Endkund*innen
• und nebenbei das Tagesgeschäft mit all unseren Kunden am Laufen halten.

Alles unter Zeitdruck und mit der richtigen Balance zwischen Pragmatismus und Professionalität.

Fiktives Szenario, echte Herausforderungen

09:30 Uhr, das Krisenszenario startet: Der fiktive Kunde informiert uns über die Kontamination eines Produktes, das bereits an Supermärkte geliefert wurde. Innerhalb von 30 Minuten müssen wir einen ersten Kommunikationsplan und ein Statement vorlegen. Gesagt, getan: Wir setzen uns im Team zusammen, besprechen die Lage und nutzen dabei chatGPT zur Unterstützung. Doch schon nach wenigen Minuten klingeln die Telefone und es trudeln zahlreiche Mails ein. Zusätzlich zu den Aufgaben des Krisenkunden gibt es auch dringende fiktive Anfragen von anderen Kunden: spontane Reporting-Calls, Grafikerstellungen oder andere kurzfristige To-Dos.

Die konkreten Aufgaben und Anfragen kommen von unserer Agenturchefin Nadja sowie den Projektmanager*innen Chrissy und Mudi, die während des Workshops voller Einsatz in verschiedene Rollen schlüpfen und über Mails, Telefonate und Kommentare mit uns kommunizieren und dabei alles im Blick behalten. Für den Rest des Teams heißt es durchgehend: Absprachen treffen, Aufgaben sinnvoll priorisieren und auf die Teammitglieder verteilen, die Bedürfnisse aller Kunden abwägen und den Überblick nicht verlieren.

KI als wertvolles Teammitglied: Effizienz unter Zeitdruck

Während des gesamten Krisentrainings erweist sich Künstliche Intelligenz als unverzichtbares Tool. Mit ihrer Hilfe können wir schnell umfassende Kommunikationsstrategien entwickeln, Pressemitteilungen in Rekordzeit erstellen und spontane Anpassungen vornehmen, die uns ohne chatGPT und Co. deutlich mehr Zeit und Ressourcen gekostet hätten. Doch der KI-Einsatz will gelernt sein: Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von unseren Prompts ab, und alle Resultate müssen sorgfältig geprüft und überarbeitet werden. Während des Workshops dokumentieren wir unsere Prompts und Ergebnisse, um daraus für zukünftige Anwendungen zu lernen und unsere Skills zu verbessern.

Erst die Eskalation, dann der Erfolg

Doch auch mit KI bleibt eine Krise stressig: Kaum sind erste Challenges bewältigt, eskaliert das Szenario weiter. Die sozialen Medien laufen über, virale Videos und Hashtags verbreiten sich rasant. Community Management und schnelle FAQ-Erstellungen sind gefragt. Kurz darauf überrollen uns (fiktive) Medien- und Interviewanfragen sowie Kundenbeschwerden. Wir brauchen eine Social-Media-Strategie sowie plakative Statements und Pressemitteilungen, um die Situation zu entschärfen. Unsere Köpfe rauchen zwar mittlerweile, aber wir halten durch. Kurz vor dem Ende des Workshops erreicht die Krise ihren Höhepunkt. Unsere Strategie muss schnellstens aktualisiert und die nächsten Schritte zur Schadensbegrenzung geplant werden. Zeit zum Durchatmen bleibt kaum, klare Kommunikation im Team ist jetzt entscheidend – und die Fähigkeit, unter all dem Stress ruhig und respektvoll im Umgang mit Ansprechpartner*innen und Kunden zu bleiben.

Mehr als vier Stunden später heißt es schließlich: „Die akute Krise scheint überwunden“. Letzte Mails werden verschickt, die Telefone klingeln seltener. Doch unsere Arbeit ist noch nicht vorbei: Ein Plan zur Wiederherstellung des Markenvertrauens und zur langfristigen Neupositionierung muss noch entwickelt werden. Noch einmal werden Ressourcen gebündelt, Absprachen getroffen, die Köpfe zusammengesteckt und Prompts für die KI formuliert. Der größte Stress ist jedoch vorüber, Erleichterung tritt ein: Wir haben es geschafft!

Unsere Herausforderungen und Learnings im KI-gestützten Krisentraining

Nach erfolgreicher Krisenbewältigung setzen wir uns zusammen und reflektieren die vergangenen Stunden. Alle Teammitglieder geben Feedback – sowohl die „Krisengruppe“, als auch das Orga-Team. Wir sind uns einig, dass vor allem die Kombination aus Zeitdruck, Stress und schnellen Entscheidungen die größte Herausforderung war. Was ist wichtig? Was ist dringend? Und was passiert, wenn wir falsch priorisieren?

Unser Fazit: Nur durch klare Kommunikation, Teamwork, ein gewisses Maß an Flexibilität und gekonnten KI-Einsatz konnten wir das Szenario erfolgreich bewältigen. Wir haben unsere persönlichen Stärken und Schwächen erkannt, unseren Teamzusammenhalt gestärkt und wertvolle Optimierungen für die Zukunft erarbeitet.

Vorbereitung ist das A und O

Ein weiteres Ergebnis des Workshops ist die Bestätigung, wie wichtig ein umfassendes Krisenhandbuch ist. Für unsere Kunden entwickeln wir solche Handbücher, in denen alle relevanten Fragen, Abläufe und Strategien festgehalten sind. Im Ernstfall sparen wir damit wertvolle Zeit und können gemeinsam schneller auf die Krise reagieren.

Das Training hat uns erneut gezeigt: Mit guter Vorbereitung, einem starken Team und geschickt eingesetzten Tools wie KI sind wir für den Ernstfall bestens gerüstet – egal, ob es sich um ein fiktives oder reales Szenario handelt.