Planung ist die halbe Miete – Oder nicht?

Der Alltag erweist sich oftmals als ziemlich trubelig: To-Do’s werden ignoriert, Termine geraten in Vergessenheit und unliebsame Aufgaben werden aufgeschoben, bis das schlechte Gewissen Überhand nimmt. Dass die meisten von uns schlechte Angewohnheiten wie diese möglichst ablegen wollen, wundert kaum: Auf TikTok kursieren Mengen an Video, die genau das thematisieren: Eigene Aufgaben (möglichst ästhetisch) auflisten, Termine koordinieren und durch ein wenig Aufwand das eigene Stresslevel möglichst niedrig halten. Dabei setzen Planungsfreudige (und die, die es werden wollen) gerne auf den klassischen Terminkalender. Aber auch Tools wie Trello oder Google Kalender erfreuen sich immer größerer Beliebtheit. Verschiedene Apps versprechen Ordnung auf dem virtuellen Schreibtisch und werben mit effizienter Zeitplanung, unkomplizierten Aufgabenmanagement und personalisierten Anpassungen.

Die App Notion ist eine davon. Die Organisations- und Produktivitäts-App beschreibt sich selbst als All-In-One-Workspace, der sowohl privat als auch gemeinsam im Team genutzt werden kann. Dabei stehen Benutzerinnen und Benutzern eine Vielzahl an Optionen offen: Von einfachen Notizen für zwischendurch, durchgetakteten Aufgabenlisten, einem Kalender für den Überblick und Datenbanken, die individuell befüllt werden können.

Wir sind neugierig und wollen wissen – hält die App das, was sie verspricht? Unsere Werkstudentinnen Nora und Michelle berichten von ihren Erfahrungen.

Das sagt Werkstudentin Nora über die App Notion

Allem voran: ich plane für mein Leben gerne. Und das hat einen Grund. Mein Alltag kann zwischenzeitlich ziemlich stressig werden. Ich belege aktuell fünf Kurse an der Uni, pendele fast täglich zwischen Köln und Düsseldorf und arbeite in der Zwischenzeit als Werkstudentin bei Wake up Communications. Privatleben und Haushalt mal außen vor gelassen. Ohne Termin- und Aufgabenkoordination wäre mein Alltag also ziemlich durcheinander.

Nach einigen Tagen der Planung mit Notion kann ich mit gutem Gewissen behaupten: Die App gefällt mir ziemlich gut. Ich kann mein Dashboard nach Belieben konfigurieren und habe am Ende eine App, die ganz meiner Vorstellung entspricht. Beim Stöbern durch die verschiedenen Funktionen erkenne ich sofort: Die App ermöglicht eine ziemlich gute Übersicht und eine Vielzahl an Funktionen zur Strukturierung und Priorisierung (womit ich vielleicht ab und zu hadere). Die Bedienung der App erweist sich im weiteren Verlauf der Nutzung als intuitiv und es macht ziemlich viel Spaß, erledigte Aufgaben abzuhaken und meine Arbeits- und Unizeiten zu planen. Klar, bis man mit Notion tatsächlich vertraut ist, dauert es einige Tage, aber Hand aufs Herz: So ist es bei jeder App. Die Kombination aus Notizen, Aufgaben und individualisierten Übersichten erleichtern mir meinen Alltag enorm.

In meinem Arbeitsalltag möchte ich auf Tools wie Asana & Co. nicht verzichten. Trotzdem steht für mich fest: Die App Notion ist ideal für diejenigen, die sowieso gerne planen und sich für die Koordination des eigenen Alltags auch gerne Zeit nehmen. Die App ist flexibel, anpassungsfähig und integriert sich wunderbar in meinen Alltag. Daumen hoch!

Das berichtet Werkstudentin Michelle über die App Notion

Als Person, die zur Organisation des Berufs- und Studienalltags am liebsten auf das handschriftliche Notizbuch und einen klassischen Kalender setzt, war ich skeptisch, was das beliebte Workspace-Tool Notion angeht. Zwar habe ich durch meine Arbeit bei Wake up Programme wie Asana und Trello oder das gemeinsame Arbeiten an Google Dokumenten schätzen gelernt, nichtsdestotrotz nutze ich außerhalb meines Jobs immer noch lieber Papier und Stift, um To-do-Listen oder Termine zu notieren.

Der erste Aspekt, der mir bei Notion negativ aufgefallen ist, ist die Überfülle an Funktionen. Notion verspricht, eine All-in-one-Lösung für die Organisation von Wikis, Dokumenten, Projekten und vielem mehr zu sein. Doch genau hier liegt mein Problem mit dem Tool. Die Fülle an Möglichkeiten ist so überwältigend, dass man als Nutzer nicht weiß, wo man anfangen soll. Es fehlt eine klare Struktur und Anleitung, wie man das Programm effektiv nutzen kann. Statt mir bei meiner Organisation zu helfen, habe ich mich in den endlosen Funktionen verloren und fand es schwer, den Überblick zu behalten. Gerade auf jemanden wie mich, der sonst eher selten Tools nutzt, wirken die scheinbar unbegrenzten Möglichkeiten von Notion in erster Linie abschreckend. Es kostet enorm viel Zeit, sich zurechtzufinden.

Womit wir zu einem weiteren Kritikpunkt kommen. Die Benutzeroberfläche von Notion. Obwohl sie auf den ersten Blick simpel erscheint, ist sie tatsächlich umständlich und zeitaufwendig. Das Erstellen einer einfachen To-do-Liste erfordert mehrere Schritte und ist im Vergleich zu anderen Organisationstools unnötig kompliziert. Bei meinen Versuchen, meine Aufgaben zu organisieren, verschwendete ich oft unnötig viel Zeit. Hier erwischte ich mich oft dabei, doch wieder zu Asana und Trello zu switchen, da es hier wesentlich schneller ging, neue Punkte in den Programmen zu hinterlegen.

Da wir bei Wake up oft mit Google Dokumenten arbeiten, ist ein weiteres Manko von Notion die fehlende Integration mit anderen gängigen Tools. Dies erschwert die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern, insbesondere wenn es bereits etablierte Plattformen zur Zusammenarbeit gibt. Es ist fast schon nervig, zwischen verschiedenen Programmen hin und her zu wechseln, um die gewünschten Funktionen zu nutzen.

Alles in allem bin ich von Notion eher enttäuscht. Die überladene Benutzeroberfläche, die umständliche Bedienung und vor allem die mangelnde Integration mit anderen Tools machen es für mich als sowieso schon Tool-Verweiger zu einer unattraktiven Option.

Plant ihr gerne? Und seid ihr eher Team analog oder Team digital?
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