Das Mitarbeitermagazin – Interne Kommunikation at its best

In Social Media und Öffentlichkeitsarbeit fühlen wir uns Zuhause – denn die externe Kommunikation ist unsere Profession bei Wake up Communications. Doch zuletzt sind wir uns für unseren Kunden Covestro auch bei der internen Kommunikation aktiv geworden und zwar im Rahmen ihres Mitarbeitermagazins C3 (digital und print). Doch nicht erst die Corona-Pandemie hat gezeigt: Ohne interne Kommunikation geht überhaupt nichts. Sie ist das Mittel, um Menschen zu verbinden und Organisationen zusammenzuhalten, um Mitarbeiter*innen zu motivieren und zu binden. Doch wie erreicht man die Belegschaft nun am besten und effektivsten? Insbesondere wenn diese aktuell von unterschiedlichen Standorten aus arbeitet, aus dem Home Office und aus den Werken? Welche Punkte gilt es dabei zu berücksichtigen? Und welche Learnings haben wir aus unserem ersten Mitarbeitermagazin mitgenommen?  

Ohne Planung geht’s nicht!

Wichtig ist ein abwechslungsreicher, spannender Mix, der den Leser*innen einen Mehrwert bietet. Ein Mitarbeitermagazin muss, wie jedes andere Projekt, geplant und koordiniert werden. Vor allem, wenn viele Menschen an unterschiedlichen Standorten gemeinsam daran arbeiten. Eine strukturierte Übersicht reduziert die Komplexität und ist die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Deswegen haben wir im ersten Schritt einen Workflow entworfen, das Projekt in unterschiedliche Aufgaben gegliedert, die Verantwortlichkeiten geklärt sowie einzelne Deadlines festgelegt. Also: Was muss von wem bis wann erledigt werden? Wichtig ist, hierbei genug Puffer einzuplanen. Denn es passiert schnell, dass Themen verschoben werden müssen, da gewisse Informationen schlichtweg noch nicht zur Verfügung stehen oder wegen Krankheitsausfällen der Verantwortlichen nach hinten verschoben werden müssen. Nach der Organisation des Workflows geht es an die Themenrecherche und -planung. Egal ob wir Themen für einen Social-Media-Kanal, einen Blog oder eben auch ein Mitarbeitermagazin planen: wichtig ist ein abwechslungsreicher, spannender Mix, der den Leser*innen einen Mehrwert bietet. Doch nur wer seine Zielgruppe kennt, kann relevante Themen auswählen. Bei der Themenplanung und auch beim Schreiben der jeweiligen Texte sollten ihr außerdem folgende Punkte beachten:  

1. Kritisch, ehrlich und transparent

Ein Mitarbeitermagazin ist, wie der Name schon sagt, für die Mitarbeiter*innen innerhalb eines Konzerns oder Unternehmens gedacht. Sie kennen alle Ecken und Kanten. Rosarote Märchenerzählungen haben hier also nichts zu suchen. Interne Themen sollten vielmehr offen und ehrlich thematisiert werden, sonst verliert das Magazin an Glaubwürdigkeit. Und das wollen wir vermeiden!

2. Von Mitarbeitenden, für Mitarbeitende

Zwei wichtige Fragen: Welche Werte vertritt das Unternehmen? Und wie will es wahrgenommen werden? Diese Leitbilder sollten sich auch in den Themen widerspiegeln. Praxisnahe Beispiele sind nicht nur unterhaltend, sondern auch motivierend und glaubwürdig.

 3. Analog und digital

Warum nicht beide Formate nutzen und Mitarbeitenden sowohl eine Printausgabe als auch das Online-Pendant zur Verfügung stellen? Eine digitale Ausgabe bietet nämlich die Möglichkeit, die Artikel aus Print durch weitere Informationen, Verlinkungen oder zusätzliches Bild- und Videomaterial anzureichern. Da während des laufenden Projekts noch viele spannende Themen für das Magazin hinzugekommen sind, haben wir uns gemeinsam mit unserem Kunden statt für eine 4-seitenlange Ausgabe, für eine 8-seitige entschieden. Der Workflow und Zeitplan mussten wir natürlich dementsprechend anpassen. In diesem Fall – und auch generell bei solch umfangreichen Projekten – sind regelmäßige Meetings enorm wichtig, um alle Beteiligten immer wieder auf den aktuellsten Stand zu bringen. Wir haben gelernt: Ein Mitarbeitermagazin verläuft selten linear, es kommen neue Themen dazu, alte fliegen raus oder werden erweitert. Flexibilität ist hier das Stichwort und sollte in die Projektplanung mit einkalkuliert werden.  

Wo geht die Reise hin? Trends zur internen Kommunikation 2021

Es braucht neue Kommunikationsinstrumente, um Mitarbeiter*innen informiert zu halten. Wir haben nun gesehen, was die Herausforderungen bei der Produktion eines Mitarbeitermagazins sein können und euch Lösungsvorschläge gegeben. Doch wo geht die Reise der internen Kommunikation noch hin? Wir wagen einen Blick auf die Trends der internen Kommunikation für 2021, damit einer reibungslosen Employee Experience nichts mehr im Wege steht:  

1. Mobile Mitarbeiter-Apps

Könnt ihr euch an die erste App erinnern, die ihr auf eurem Smartphone installiert habt? Wir auch nicht! Mobile Apps gehören zum Privatleben dazu wie das Amen in der Kirche. Doch die interne Kommunikation entdeckt das Potenzial der digitalen Helfer gerade erst für sich. Insbesondere machte die Corona-Krise deutlich, dass es neuer Kommunikationsinstrumente bedarf, um Mitarbeiter*innen informiert zu halten. Die Mitarbeiter-App kann dabei als Ergänzung zum schwarzen Brett, des Intranets oder des Mitarbeitermagazins fungieren. Das Schöne daran: Der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Die App kann als Nachrichten-Kanal mit Messenger-Funktion und Mediathek aufgebaut werden. Zusätzliche Spielereien wie digitale Trainings und Games fördern die Motivation und Weiterbildung der Mitarbeiter*innen. Der große Vorteil: die ortsungebundene, flexible Kommunikation. Mit mobilen Mitarbeiter-Apps lassen sich Mitarbeiter*innen ohne stationären PC-Arbeitsplatz wie zum Beispiel am Fließband oder im Transportsektor problemlos erreichen.

2. Social Intranet

Einen Schritt weiter geht das Social Intranet. Es ist die Weiterentwicklung des klassischen Intranets und bietet durch Blogbeiträge, Chats, Foren und Wikis weitere Möglichkeiten zur internen Kommunikation und zum Austausch. Der Name verrät es schon: Alle Mitarbeiter*innen können partizipieren. Inhalte werden hier nicht mehr nur von einer Redaktion erstellt, sondern ähnlich wie in sozialen Netzwerken von allen Beschäftigten mitgestaltet. Die Moderatorenrolle der internen Kommunikation rückt stärker in den Fokus. Denn Moderator*innen müssen kritische Diskussionen und Beiträge identifizieren und moderieren. Das Community Management ist dabei der Schlüssel zum Erfolg.

3. Social Media

Mitarbeiter*innen sind natürlich auch in den sozialen Netzwerken unterwegs und sollten als Teil der Community insbesondere bei der Redaktionsplanung für Facebook, Instagram und Co. berücksichtigt werden. Natürlich gibt es interne Themen, die ein Unternehmen extern nicht kommuniziert sollte. Doch für externe Themen reicht die klassische Pressemitteilung nicht mehr aus. Soziale Netzwerke eignen sich hervorragend, um eine starke Arbeitgebermarke aufzubauen, die wiederum zur Mitarbeiterbindung beiträgt. Ihr seht: Auch externe Medien erreichen intern sog. Stakeholder (Institutionen und Personen die Einfluss auf ein Unternehmen haben). Der Blick in die demographischen Daten eurer Fans verrät euch alles, was ihr wissen müsst.   Habt ihr bereits Erfahrungen mit der Erstellung eines Mitarbeitermagazins gemacht? Welche Kommunikationswege nutzt ihr für eure interne Kommunikation? Sendet uns gerne eine Nachricht über unsere Social-Media-Kanäle!