"Sorry I cannot hear you I'm kinda busy..." - Der richtige Umgang mit Journalisten

PR-Agenten stehen in stetigem Kontakt zur Presse und haben die Aufgabe Kunden in reichweitenstarken Publikationen zu platzieren. In vielen Agenturen ist es üblich „nachzufassen“, also die Journalisten nach dem Versand einer Pressemitteilung zu kontaktieren um nach dem Stand der Dinge zu fragen. Doch es gibt einige Sätze, die wie ein rotes Tuch wirken, vor allem, wenn die vielbeschäftigen Journalisten sie regelmäßig zu hören bekommen. Wieso das so ist und welche Gesprächseinstiege für gute Kontakte zu Journalisten sorgen, ohne aufdringlich zu wirken, erfahrt ihr in unserem heutigen Blog-Beitrag.

Wir malen ein Szenario

Es ist 15:30 Uhr. Die PR-Beraterin (es könnte natürlich auch der PR-Berater sein) sitzt vor dem Computer. Geöffnet hat sie eine lange Excel-Tabelle. Das Export-Dokument der am Vortag versandten Pressemitteilung mit Namen und Kontaktdaten von ca. 500 Journalisten, die bereits nach Priorität sortiert sind. Eine Spalte ist offen, die Spalte „Status". Dort wird eingetragen, ob sich der Ansprechpartner geändert, der Journalist um Rückruf gebeten hat, oder bis wann mit einer Rückmeldung gerechnet werden kann. Sie beginnt oben in der Liste, das Telefon klingelt ... „Könnten Sie mich mit Herrn Mustermann verbinden" (ein Moment des Wartens in der Leitung …) „Mustermann, hallo?" „Hallo, Frau Kozbial von der Kommunikations-Agentur Wake up Communications hier. Wir wollten fragen, ob Sie unsere Pressemitteilung bekommen haben." In den meisten Fällen: Game-Over. Aber warum eigentlich?

Daily Life of a Journalist 

Klar, wir sind nicht die einzige Agentur die versucht Journalisten das Produkt ihres Kunden „schmackhaft“ zu machen: Tausende E-Mails und Anrufe erreichen Redaktionen täglich. Die meisten sind nervig, unpersönlich und schlecht aufbereitet. Sie dürfen den Redaktionsschluss nicht aus dem Blick verlieren, haben dementsprechend einen straffen Zeitplan und sind einem gewissen Druck ausgesetzt – immer auf der Suche nach einer guten Story. Eine kleine Anekdote am Rande: Ich war Praktikantin in einer kleinen Agentur in Hamburg, noch etwas unsicher am Telefon und wurde mit folgendem Satz von einem Chefredakteur zurecht gerückt: „Wissen Sie eigentlich wie viele hunderte Pressemitteilungen täglich in meinem Postfach auftauchen? Wieso denken Sie, ich könnte mich gerade an Ihre erinnern?!“ Wie geht es denn nun richtig?

Massenmails führen selten zum Ziel

Es ist eigentlich wie beim Bewerbungsschreiben oder bei der Wohnungssuche – Copy & Paste ist schnell entlarvt. Besser: Die persönliche Ansprache. Um den Journalisten abzuholen, sollte der Einstieg der Pressemeldung individualisiert sein und der Aufhänger zur Publikation und den vom Verlag geplanten Redaktionsthemen passen. Manchmal stehen diese monatlichen Themenpläne auf der Website des Verlags zum Download bereit oder können angefragt werden. Doch generell fängt es schon mit dem E-Mail-Betreff an. Er sollte prägnant formuliert sein und Lust machen, die Mail überhaupt zu öffnen. So ist es auch beim Pressetext selbst: Catchy Headlines und aussagekräftiger, nicht zu werblicher Text. Er muss schnell die Aufmerksamkeit des Redakteurs für sich gewinnen. Wir erinnern uns: Journalisten haben wenig Zeit. Nächster Punkt, um aus der Masse herauszustechen: Storytelling. Journalisten freuen sich über gute Geschichten. Es bietet sich an, Termine für Interviews mit Gründern, Multiplikatoren oder Geschäftsführern zu vermitteln. Auch ist Material gut, dass der Journalist direkt verwenden kann, wie zum Beispiel vom Kunden in Auftrag gegebene Statistiken. Und last but not least gibt es die Exklusivrechte. Eine schöne Möglichkeit (und das wissen auch die Redakteure), sich mit ihrer Zeitschrift von der Masse abzuheben. Eine letzte Idee, die leider nicht bei jedem Kunden auf Grund des Budgets und der Art des Produktes umsetzbar ist, sind Samplings. Ein nett-verpacktes Paket samt einem persönlichen Anschreiben und einem kostenlosen Produkt-Muster stielt das Herz, bzw. die Aufmerksamkeit eines Redakteurs im Handumdrehen. Auch wenn beim ersten Versand nicht über das Produkt berichtet wird, so spielt es auf das Ziel ein, langfristig gute, persönliche Kontakte zu knüpfen.

Spickzettel:

1. Themenpläne der Publikationen recherchieren
2. spannende Story anbieten
3. Material aufarbeiten um Journalisten Arbeit abzunehmen
4. per Mail: knackiger Betreff, knackiger Text
5. per Telefon: confidence + Authenzität

all in all: persönlich werden! Zum Abschluss verlinken wir euch noch einen spannenden Blog-Beitrag von unserer Kollegin Sabrina, der sich generell mit dem Thema Akquise beschäftigt. Was habt Ihr für Erfahrungen gemacht? Ergeben sich daraus Punkte mit denen Ihr unsere Liste ergänzen würdet? Wir freuen uns auf Euer Feedback! :)