Auf und davon? Nicht ohne diese 5 Tipps für die Urlaubsübergabe

Ich sehe es schon vor mir: Sonne, Strand und Drinks mit kleinen Schirmchen darin. Dieses Kopfkino wird bald Realität, denn nicht mehr lange, dann ist er da: mein Urlaub. Doch bevor ich mich ans Kofferpacken mache und den Kollegen beim Verlassen des Büros fröhlich zuwinke, fehlt noch eine wichtige Sache! Denn was wäre ich für eine verantwortungslose, miese Kollegin, wenn ich – nur an mein Vergnügen denkend – vergesse, dass meine Kollegen mich ja während meiner Abwesenheit vertreten werden. Damit nichts untergeht, muss sie her: die perfekte Urlaubsübergabeliste.

Tipp 1: Vorab Strukturen schaffen

Bestenfalls ihr schafft grundlegende Strukturen, die es jederzeit ermöglichen, einen transparenten Einblick in alle Projekte und Aufgaben der Kollegen zu bekommen. Was nützt es euch, wenn ihr vor dem Urlaub alle eure Projekte haarklein für die Übergabe erklären müsst? Das macht nur unnötige Arbeit.

Eine gute und strukturierte Organisation ist dafür unbedingt notwendig, unterstützt jeden Urlaubsvertreter und erleichtert allen das Leben. Dazu zählen klare Informationsprozesse und gute Projektmanagement-Tools. Nutzt am besten Tools, die nicht zu komplex sind, aber sichtbar machen, woran jeder Kollege gerade arbeitet und wie der Status des Projektes ist. Klassische Projektmanagement-Tools wie z. B. Trello, Asana oder Meistertask sind überschaubar und funktionieren (teilweise auch schon in der kostenlosen Basisversion) richtig gut.

Tipp 2: Wer schreibt, der bleibt

Die Pflege solcher Projektmanagement-Tools ist dann auch die beste Vorbereitung für die tatsächliche Übergabe. Diese macht ihr am besten schriftlich. Auch wenn ihr denkt: „Die paar Aufgaben kann sich mein Kollege doch merken.“ Wer schreibt, der bleibt, ihr kennt das. Bei einer schriftlichen Übergabe geht kein wichtiges Detail verloren und ihr könnt kontrollieren, ob ihr an alles gedacht habt. Bevor ihr eine Übergabeliste macht, solltet ihr natürlich persönlich abklären, ob eure Kollegen die Aufgaben auch leisten können. Eine schriftliche Übergabe ist wichtig, klar ist aber auch: Ein ausführliches Gespräch ersetzt sie nicht.

Tipp 3: Auch Banales ist wichtig

Unbedingt in eine Urlaubsübergabeliste gehören Informationen zu Passwörtern und Zugängen, Kontakten, Timings und Verantwortlichkeiten sowie der Länge eurer Abwesenheit. Der Marketing-Blog Mittelstand hat dazu eine umfangreiche Übersicht hinterlegt und auch Jochen Mai weiß: Fehler bei der Übergabe rächen sich.

Und auch vermeintliche „Banalitäten“, z. B. welche Post muss geöffnet und welche darf nur weitergeleitet werden oder ähnliches,  gehören zu einer kompletten und guten Übergabe. Klingt trivial, aber ihr möchtet doch auch nicht am Strand angerufen werden, nur weil der Katalog von einem Versandhaus eintrudelt.

Wer sicher ist, dass alle seine Aufgaben auch während der Urlaubszeit erledigt werden, kann guten Gewissens verreisen!

Tipp 4: Lieber kleinteilig bleiben

Beschreibt alle Aufgaben so detailliert und kleinteilig wie möglich. Formuliert Abläufe und Aufgaben nicht in einem Fließtext, sondern besser in klar getrennten und übersichtlichen Abschnitten. Auch Projektschritte solltet ihr so genau wie möglich dokumentieren. Am besten verseht ihr jeden einzelnen mit einem Datum, bis zu dem er abgearbeitet sein muss. Und wenn die Kollegen für euch z. B. täglich Community Management für einen Kunden machen sollen, dann solltet ihr diese Tätigkeit auch als täglich wiederkehrende Aufgabe in der Übergabeliste hinterlegen. Nutzt dafür z. B. die Option für wiederkehrende Tasks in den schon vorgestellten Tools. Das ist verständlicher für die Kollegen und kostet euch weniger Zeit. Hilfreich sind hier Schritt-für-Schritt-Vorgehensweisen oder Wenn-Dann-Formulierungen. Ihr nehmt den Kollegen damit auch Ängste, dass sie etwas vergessen.

Tipp 5: Freut euch auf eure Rückkehr

Eure Kollegen freuen sich sicher auf eure Rückkehr. Und ihr doch auch, oder? Vor allem, wenn ihr mit einer abgearbeiteten Übergabeliste empfangen werdet.

Wie organisiert ihr eure Vertretung? Woran ist aus eurer Sicht noch zu denken? Wir freuen uns auf eure Kommentare.